Enviar mensalmente os extratos de todas as contas bancárias (contas correntes, aplicações financeiras) de todos os bancos com os quais a Empresa transaciona;
Sempre que forem realizados empréstimos bancários, enviar a cópia simples dos respectivos contratos;
Enviar uma cópia simples do contrato do aluguel, caso o imóvel em que a empresa esteja instalada seja locado;
Enviar Comprovantes de pagamento de água, luz, telefone e demais despesas que estejam em nome da Empresa.
Havendo transações com o Exterior, enviar cópia dos respectivos comprovantes, principalmente contratos de fechamento de câmbio.
Devo enviar o comprovante de pagamento das contas?
Sim. Qualquer pagamento efetuado pela Empresa com devido comprovante de aquisição deve ser enviado para Contabilidade, para os devidos registros, não importando a forma de pagamento: cheque, débito bancário, transferência bancária, dinheiro, cartão de crédito, etc.
Quando faço adiantamentos de cartão de crédito devo enviar os comprovantes das operações?
Sim. Bancos emitem no momento da antecipação do crédito o documento referente à operação, o qual deve ser contabilizado para apropriação das devidas despesas.
Quais documentos não devo enviar à contabilidade?
Documentos particulares, ou que não estejam em nome da empresa.
Cupons fiscais são contabilizados?
Sim, porém, somente serão lançados como despesa se houver identificação da empresa compradora, com nome e CNPJ destacados no cupom fiscal.
Notas fiscais de venda a consumidor são contabilizadas?
Não. Para ser contabilizado, deve ser solicitada a Nota Fiscal Modelo 1.
Qual o prazo máximo de envio dos documentos à contabilidade?
Nos primeiros dias após o encerramento de cada mês, pois há muitos prazos a serem cumpridos relacionados à apuração dos tributos, retenções de tributos na fonte e elaboração de inúmeras Obrigações Acessórias.
Quando adquiro um bem devo enviar os documentos de aquisição ao escritório?
Sim. Qualquer bem adquirido pela Empresa será objeto de registro contábil, pois vai fazer parte do Ativo da empresa.
É importante enviar cópia dos documentos.
Em caso de venda de qualquer bem que esteja em nome da empresa, enviar à contabilidade a nota de venda do mesmo ou documento hábil para baixa do ativo imobilizado e consequente apuração do lucro ou prejuízo da operação.
Qual o destino dos documentos enviados à Contabilidade?
Após a recepção dos documentos pelo Departamento Fiscal, é feita uma triagem para verificação do conjunto das operações que foram praticadas, com vistas à análise quanto aos aspectos legais e apuração de tributos.
Após esse processo, os mesmos são encaminhados ao Departamento de Contabilidade para elaboração da escrituração contábil, levantamento de balancete e Relatório Gerencial contendo a evolução das Receitas, Despesas, Custos, Tributos e apuração dos Lucros/Prejuízos.
Após os registros contábeis, os mesmos são devolvidos ao Cliente, com a indicação do mês e ano de referência, os quais deverão ser arquivados pelo próprio Cliente.
Qual a função dos documentos enviados à Contabilidade?
A contabilização das operações é feita com base em documentação contábil e fiscal hábil e idônea.
Após os passos acima, são levantados balancetes periódicos e Relatórios Gerenciais para análise da Administração, inclusive para fornecimento a fornecedores e instituições de crédito, quando solicitados.
Os Balancetes e Relatórios Gerenciais se constituem em documentos importantes para a tomada de decisões por parte da Administração e Sócios ou Diretores das Empresas.
Posteriormente é feita a emissão dos Livros contábeis obrigatórios (Diário e Razão) referente a cada exercício social.
O Livro Diário, após assinatura do Contador e do Sócio/Administrador responsável, deve ser registrado no órgão de registro competente (Junta Comercial, Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou OAB) o e Diário).
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